Hoy hablamos de un departamento clave en casi cualquier compañía. Nos encontramos en la fase inicial en la gestión de la cadena de suministro donde adquirimos los recursos, suministros o materias primas necesarios para el correcto funcionamiento de nuestra empresa. El departamento de compras, encargado de esta misión, tiene un impacto directo sobre los costes de la empresa además de afectar enormemente a la calidad de los productos y servicios que prestamos.
Cuando estamos hablando de compras, debemos tener en cuenta además la dependencia directa de estas capacidades con la gestión de inventarios y almacenes de modo que sea posible atender a tres afluentes clave que llevan al torrente principal sobre el que navega nuestro barco:
Compras
Inventario
Almacén
Cualquier desviación en uno de estos flujos puede provocar que el caudal se desborde y generar un problema serio en la estabilidad de la embarcación (si se me permite el símil náutico).
Por tanto, y centrándonos en las compras, un buen plan de aprovisionamiento facilitará mucho las tareas de inventarios y la organización de los almacenes.
Si analizamos al detalle las variables que tenemos que manejar a la hora de hacer las compras, nos surgirán preguntas como estas:
- ¿Cuándo compro?
- ¿Cuánta cantidad compro?
- ¿Qué proveedores escojo?
- ¿Cómo puedo predecir la demanda?
- ¿A qué precio compro?
- ¿De qué calidad?
Para complicar aún más esta cuestión, podemos incorporar limitaciones a estas variables derivadas de los afluentes mencionados antes:
- Cómo gestiono el inventario existente de manera que no tengamos roturas de stock o por el contrario un stock excesivo y por lo tanto pérdidas directas de eficiencia y de dinero.
- Cómo está mi capacidad y cuál es la rotación dentro de mis almacenes.
De modo que nos estamos enfrentando a un problema con múltiples variables, con claras restricciones clave que empiezan a dificultar la toma de decisiones óptima dentro de nuestros departamentos de compras si no disponemos de las herramientas adecuadas.
¿Qué aporta la IA en todo esto? - La IA y la analítica avanzada
Estas herramientas aplican modelos matemáticos para resolver problemas muy complejos como el que tenemos entre manos y ayuda a tomar las mejores decisiones, dando respuesta a las preguntas formuladas anteriormente.
La analítica avanzada se basa en la analítica predictiva, con ella podemos pronosticar una demanda y sus distintas fluctuaciones, que sí está bien modelada matemáticamente nos da niveles de certidumbre altos. Una herramienta así ya aporta gran interés, pero podríamos añadirle más capas al modelo pidiendo que nos sugiera cuando y cuanto comprar para abastecer la demanda, que nos ayude a elegir el proveedor en base a las restricciones y características que nosotros queramos.
En este punto y con intensión de resumir algunas capacidades de la IA y la Investigación Operativa, podemos decir que nos va a ayudar a tomar mejores decisiones en ámbitos como:
- Calcular los lotes de aprovisionamiento
- Elegir al mejor proveedor
- Estimar mejor el precio de compra
Se pueden implementar operativas basadas en estos algoritmos que nos darán soluciones en tiempo real y así mantener un proceso de optimización de la gestión de compras constante.
Para no perder de vista estos afluentes clave de inventario y almacenes, aunque hoy secundarios, conviene mencionar los gemelos digitales. Por ejemplo, un gemelo digital de nuestros almacenes donde estén modeladas las tareas de cada sección y sus trabajadores, nos ayudaría a ver el efecto que una hipotética compra tiene sobre nuestros almacenes y posibles cuellos de botella.
Al utilizar simultáneamente modelos de optimización y la simulación encontramos la herramienta definitiva para la toma de decisiones clave en cada departamento.
Impactos en negocio
Las ventajas de utilizar la analítica prescriptiva en la gestión de compras son múltiples y permite cumplir con el complejo objetivo de abastecer correctamente a la empresa. Si le ponemos nombre y apellidos a algunas ventajas nos encontramos con:
- Mejora la relación con el proveedor. No habrá cambios repentinos en los pedidos, la planificación a medio/largo plazo permitirá obtener mejores precios
- Mejora del nivel del servicio y por lo tanto la satisfacción del cliente.
- Nivel de stock en el almacén adecuado
- Adaptabilidad a los imprevistos
- Una mejor planificación puede reducir los costes de compra
- Podríamos planificar mejor las tareas posteriores de gestión de los inventarios en nuestros almacenes.
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